Obblighi AML: quadro normativo e responsabilità del Notaio.

I Notai rientrano tra i soggetti obbligati e sono tenuti all’osservanza degli obblighi di adeguata verifica della clientela, conservazione dei dati e segnalazione delle operazioni sospette.

L’adeguata verifica, disciplinata dal D.lgs. 231/2007, successivamente modificato dal D.lgs. 90/2017 e dal D.lgs. 125/2019, si articola in una pluralità di attività tra loro coordinate: identificazione del cliente e del titolare effettivo, verifica dell’identità sulla base di documenti, informazioni o dati ottenuti da fonti affidabili e indipendenti, acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale, nonché controllo costante nel corso del rapporto.

In ambito notarile, tali obblighi assumono una rilevanza peculiare, in quanto si innestano su una funzione già caratterizzata da un elevato livello di controllo di legalità. Tuttavia, il legislatore ha progressivamente enfatizzato non solo il momento dell’acquisizione delle informazioni, ma anche quello della tracciabilità e dimostrabilità dell’attività svolta.

L’art. 31 del D.lgs. 231/2007 impone infatti specifici obblighi di conservazione, richiedendo che i dati e i documenti siano conservati in modo tale da consentire la ricostruzione univoca dell’operazione e delle verifiche effettuate.

Ne deriva che l’adeguata verifica non può più essere intesa quale adempimento meramente formale, ma deve essere inserita all’interno di un processo strutturato, coerente e documentato, idoneo a dimostrare ex post le scelte effettuate dal professionista.

In questo contesto, assume particolare rilievo il principio dell’approccio basato sul rischio (art. 20 D.lgs. 231/2007), che impone al Notaio di modulare l’intensità dei controlli in funzione delle caratteristiche del cliente, dell’operazione e del contesto di riferimento.

Sotto il profilo operativo, le principali criticità riscontrate nella prassi riguardano la frammentazione documentale e la difficoltà di collegare in modo sistematico le informazioni raccolte alle singole pratiche. Come evidenziato anche nei modelli organizzativi più evoluti, la centralizzazione delle informazioni e la loro associazione a un identificativo univoco della pratica consentono di garantire coerenza documentale e maggiore affidabilità del sistema di controllo.

La funzione notarile, in tale prospettiva, non subisce alcuna trasformazione sostanziale: il Notaio continua a essere il soggetto responsabile della valutazione e del controllo. Tuttavia, cambia il contesto operativo, nel quale la capacità di dimostrare la correttezza del proprio operato assume un valore centrale, anche in ottica ispettiva.

In conclusione, l’evoluzione della normativa AML impone una progressiva integrazione tra competenza giuridica e organizzazione strutturata dello studio, nella consapevolezza che la tutela del sistema passa oggi anche attraverso la qualità e la tracciabilità dei processi adottati.