Domande frequenti

Notarium è una piattaforma digitale dedicata alla gestione delle pratiche notarili.

Consente al Notaio di organizzare in un unico ambiente:

• le parti coinvolte nella pratica;
• i documenti;
• le informazioni necessarie all'adeguata verifica;
• l'atto o il contratto e i documenti collegati;
• le operazioni di versamento delle somme;
• il deposito vincolato e lo svincolo dei fondi;
• la tracciabilità delle attività svolte.

Il Notaio mantiene il pieno controllo della pratica e delle decisioni professionali connesse all'atto.

Notarium riduce la frammentazione operativa che caratterizza molte pratiche notarili. Oggi documenti, comunicazioni con le parti, dati antiriciclaggio, bozze, conferme e movimenti finanziari possono essere gestiti attraverso strumenti diversi, come e-mail, cartelle locali, gestionali e comunicazioni telefoniche.

Notarium riunisce in un unico ambiente:

• anagrafiche e soggetti coinvolti;
• documenti della pratica;
• raccolta delle informazioni AML dei clienti;
• comunicazioni e richieste di modifica;
• documenti da approvare o sottoscrivere;
• versamento e svincolo delle somme;
• avanzamento della pratica;
• tracciabilità delle attività svolte.

L'obiettivo non è sostituire il Notaio, ma ridurre attività manuali, richieste ripetitive alle parti, duplicazioni e difficoltà di ricostruzione della pratica.

I gestionali notarili sono normalmente orientati alla redazione dell'atto, agli adempimenti, alla repertoriazione, alla fiscalità, alla conservazione e all'organizzazione interna dello studio.

Notarium non intende sostituire questi strumenti. Opera come piattaforma collaborativa tra Notaio, collaboratori e parti, con particolare attenzione alla raccolta documentale, all'AML, alla condivisione controllata delle informazioni e alla gestione delle somme tramite conto di pagamento integrato.

Il principale elemento differenziante è quindi l'integrazione, all'interno del flusso della pratica, della gestione documentale e del conto dedicato, mantenendo lo svincolo delle somme sotto il controllo del Notaio.

Anche la piattaforma informatica del Notariato gestisce il ciclo dell'atto, dall'istruttoria alla stipula e alla conservazione; Notarium si propone pertanto come strumento complementare, con un focus specifico sull'interazione con le parti e sulla gestione integrata dei flussi finanziari.

No. Notarium può essere utilizzato per tutte le pratiche nelle quali sia utile organizzare parti, documenti, informazioni AML, approvazioni e flussi finanziari.

Può quindi essere applicato, con flussi opportunamente configurati, anche a:

• operazioni societarie;
• cessioni di quote o aziende;
• costituzioni societarie;
• donazioni;
• successioni;
• divisioni;
• operazioni con deposito di somme;
• incarichi fiduciari;
• altri atti o contratti gestiti dallo studio.

Il flusso economico e il conto di pagamento assumono maggiore rilevanza nelle pratiche che prevedono il versamento, la custodia e il successivo svincolo di somme. Nelle pratiche prive di flussi finanziari, Notarium può essere utilizzato prevalentemente come ambiente documentale, informativo e collaborativo.

Restano in capo al Notaio e ai sistemi professionali competenti:

• consulenza giuridica alle parti;
• valutazione della legittimità dell'operazione;
• controlli ipotecari, catastali, societari e fiscali;
• redazione definitiva dell'atto;
• identificazione notarile delle parti;
• ricevimento o autenticazione dell'atto;
• attribuzione della pubblica fede;
• registrazione, trascrizione, iscrizione e voltura;
• repertoriazione;
• versamento delle imposte;
• conservazione a norma dell'atto notarile;
• valutazione e invio di eventuali segnalazioni di operazioni sospette.

Notarium è uno strumento organizzativo e tecnologico e non assume le funzioni pubbliche o professionali riservate al Notaio. Il Notaio rimane il soggetto cui l'ordinamento affida il controllo di legalità e l'attribuzione della pubblica fede agli atti ricevuti.

Sì. Il Notaio mantiene il controllo professionale e operativo della pratica.

In particolare, può:

• definire e modificare i dati della pratica;
• invitare o rimuovere le parti;
• stabilire quali documenti siano visibili;
• accettare o respingere richieste di modifica;
• aggiornare lo stato della pratica;
• avviare o annullare le procedure di sottoscrizione;
• confermare l'avvenuta formalizzazione dell'atto;
• ricevere le somme di denaro delle operazioni di compravendita;
• autorizzare lo svincolo o la restituzione delle somme;
• chiudere e archiviare la pratica.

In merito allo strumento di pagamento, il conto di pagamento è radicato presso TPPAY S.p.A., Istituto di Moneta elettronica autorizzato all'erogazione di servizi di pagamento con sede in Milano, via Vincenzo Monti 47, iscritto all'albo degli Istituti di moneta elettronica tenuto dalla Banca d'Italia ai sensi dell'art. 114-quater del TUB al n. 27, codice meccanografico 36928.

L'intermediario conserva autonomia nelle attività di propria competenza, come l'apertura del conto, i controlli sul cliente e l'esecuzione degli ordini di pagamento in base alle indicazioni ricevute. L'IMEL è autonomo rispetto alle valutazioni sulla clientela e l'opportunità di accendere i conti di pagamento.

Sì. Il Notaio può abilitare i collaboratori dello studio assegnando ruoli e permessi differenziati.

I collaboratori potranno, ad esempio:

• creare una pratica;
• inserire dati;
• caricare documenti;
• invitare le parti;
• controllare la completezza delle informazioni;
• predisporre le attività necessarie.

Le operazioni più rilevanti, come la conferma dell'atto e l'autorizzazione allo svincolo delle somme, possono essere riservate esclusivamente al profilo del Notaio.

Ogni attività deve essere associata all'utente che l'ha effettuata e registrata nel sistema.

Notarium si occupa principalmente della raccolta, organizzazione, conservazione e tracciabilità dei documenti delle pratiche/atto di compravendita.

La piattaforma può effettuare controlli automatici di tipo tecnico o formale, come:

• presenza del documento richiesto;
• formato del file;
• scadenza del documento;
• corrispondenza con la categoria richiesta;
• completezza dei campi obbligatori.

Notarium non effettua invece una verifica giuridica, notarile o sostanziale del contenuto dei documenti. Tale valutazione rimane di competenza del Notaio e dei suoi collaboratori.

Notarium consente alle parti di inserire preventivamente, attraverso la propria area riservata, i dati anagrafici, le informazioni sull'operazione e la documentazione necessaria alla gestione della pratica e all'adeguata verifica antiriciclaggio.

Il Notaio e i suoi collaboratori ricevono così le informazioni già organizzate all'interno di un unico fascicolo digitale, evitando di doverle raccogliere attraverso e-mail, documenti cartacei o comunicazioni separate e facendo risparmiare così tempo e risorse allo studio notarile in termini di controlli.

Che cos'è il conto di pagamento utilizzato attraverso Notarium e qual è il suo principale punto di forza?

Il conto di pagamento è uno strumento offerto da TPPay, Istituto di Moneta Elettronica autorizzato da Banca d'Italia a emettere moneta elettronica e alla prestazione di servizi di pagamento iscritto con il n. 27 nell'albo di cui all'art. 114-quater del TUB. Il conto è direttamente accessibile dall'area riservata di Notarium.

Il conto di pagamento (denominato conto di pagamento Operativo) consente al Notaio di ricevere, conservare e successivamente trasferire le somme relative alle pratiche notarili che vengono affidate alla sua custodia dai clienti secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Il Notaio, in quanto titolare del conto, è l'unico soggetto dotato di potere sulle somme. Giropay e Notarium non entrano nella disponibilità dei fondi e non possono impartire disposizioni di pagamento. Le operazioni di trasferimento del denaro sono gestite e autorizzate in autonomia dal Notaio titolare del conto.

La presenza del conto di pagamento integrato nella piattaforma ne costituisce uno dei principali punti di forza poichè rende omogenea la gestione legale, operativa e finanziaria della pratica. Il Notaio, tramite un unico strumento, può verificare i flussi finanziari connessi alle pratiche, autorizzare gli svincoli al raggiungimento delle condizioni previste dall'atto o dall'incaricato.

Le somme sono così collegate alla relativa pratica.

TPPay è l'intermediario finanziario i cui servizi e strumenti di pagamento sono integrati nella piattaforma.

In particolare, TPPay:

• esegue le verifiche per l'apertura del conto;
• effettua i controlli KYC e AML di propria competenza;
• apre il conto di pagamento;
• riceve e custodisce le somme;
• registra i movimenti;
• esegue gli ordini di pagamento autorizzati;
• applica i controlli normativi e di sicurezza previsti per gli intermediari finanziari.

TPPay opera, nel modello di servizio descritto, come Istituto di Moneta Elettronica. Giropay non detiene direttamente le somme e non presta alcun servizio di pagamento.

Il conto di pagamento è aperto presso TPPay ed è intestato al Notaio.

Giropay e Notarium non sono intestatari del conto e non dispongono delle somme depositate.

Tramite all'area riservata del Notaio su Notarium, il Notaio può accedere al conto e utilizzarlo per la gestione delle somme relative alle pratiche.

Sì. Le somme della clientela sono sottoposte al regime di separazione patrimoniale previsto per gli Istituti di Moneta Elettronica dalle Disposizioni di Vigilanza per gli Istituti di pagamento e gli Istituti di moneta elettronica emanate dalla Banca d'Italia, secondo quanto previsto dall'art. 114 duodecies del TUB-Testo Unico Bancario.

Le somme costituiscono quindi un patrimonio distinto rispetto a quello dell'IMEL e non possono essere utilizzate per le attività proprie dell'istituto. Giropay e Notarium non entrano nella disponibilità materiale dei fondi.

Sì. Il modello è strutturato affinché il conto di pagamento aperto presso l'IMEL possa assolvere, sotto il profilo funzionale e patrimoniale, alla funzione di deposito vincolato prevista dall'art. 1, commi 63-67, della Legge n. 147/2013.

Il conto consente infatti di:

• ricevere le somme versate dall'acquirente;
• mantenerle separate e vincolate;
• conservarle fino al completamento dell'operazione;
• trasferirle al venditore soltanto dopo la disposizione del Notaio;
• restituirle al versante quando non ricorrano le condizioni per lo svincolo.

La valutazione sul ricorrere delle condizioni previste dalla legge e dall'incarico resta integralmente in capo al Notaio.

Lo svincolo delle somme può essere autorizzato unicamente dal Notaio, su sua esclusiva disposizione di trasferimento di fondi, qualora lo ritenga necessario.

Nessuno, nè Giropay, nè Notarium, né TPPAY può disporre operazioni di trasferimento fondi dal conto.

Il money out può essere disposto quando il Notaio ha completato gli adempimenti necessari e ha verificato che sussistano le condizioni previste per il pagamento.

Nel caso del deposito del prezzo previsto dalla Legge n. 147/2013, il Notaio procede allo svincolo dopo:

• la registrazione dell'atto;
• l'esecuzione della pubblicità immobiliare o commerciale prevista;
• la verifica dell'assenza di formalità pregiudizievoli ulteriori rispetto a quelle esistenti alla data dell'atto;
• l'avveramento delle eventuali condizioni stabilite dalle parti.

Notarium supporta e registra il processo, senza sostituirsi alla valutazione professionale del Notaio.

Notarium non può sostituirsi al Notaio nella decisione sullo svincolo.

In caso di mancata stipula ovvero di mancato completamento delle operazioni, le somme non vengono trasferite al beneficiario.

Rimangono sul conto fino a quando il Notaio, sulla base dell'incarico ricevuto e delle condizioni concordate tra le parti, dispone:

• la restituzione al soggetto versante;
• il mantenimento temporaneo delle somme;
• una diversa destinazione concordata e documentata;
• l'esecuzione di un provvedimento dell'autorità competente.

Le condizioni di restituzione devono essere stabilite nel contratto di deposito o nell'incarico collegato alla pratica. Notarium consente di tracciare la disposizione impartita dal Notaio e la successiva esecuzione da parte di TPPay.

Il sistema rileva il soggetto versante, l'importo e il riferimento della pratica.

Un versamento proveniente da un soggetto diverso da quello previsto, un importo frazionato o una somma non corrispondente a quella attesa deve essere segnalato al Notaio.

Il pagamento non deve essere considerato automaticamente regolare.

TPPay, in qualità di intermediario soggetto alla normativa antiriciclaggio, si riserva di chiedere:

• chiarimenti sulla provenienza delle somme;
• documentazione integrativa;
• indicazione del rapporto tra versante e parte;
• ripetizione del pagamento con modalità corrette;

eventualmente rifiutando di dar corso all'operazione.

Sì. L'apertura del conto è soggetta all'esito positivo dei controlli svolti da TPPay.

Notarium non può imporre a TPPay l'apertura del conto e non può sostituirsi alle valutazioni dell'IMEL.

Il Notaio viene informato dell'esito negativo.

No.

Il questionario aiuta il Notaio a raccogliere e organizzare le informazioni necessarie, ma non sostituisce:

• l'identificazione del cliente;
• la verifica dell'identità;
• l'individuazione del titolare effettivo;
• la comprensione dello scopo e della natura dell'operazione;
• la valutazione del rischio;
• il controllo costante;
• l'eventuale segnalazione di operazione sospetta.

Il Notaio rimane responsabile dell'adeguata verifica prevista dalla normativa antiriciclaggio.

Nell'ambito dell'accensione del Conto di pagamento e nel corso dello svolgimento del rapporto TPPay svolge una propria adeguata verifica, autonoma e collegata all'apertura e alla gestione del conto.

Sì. Sulla base delle risposte inserite, Notarium può proporre un livello indicativo di rischio, espresso mediante una scala da 1 a 5.

Il punteggio costituisce uno strumento di supporto e non una decisione automatica vincolante.

Il Notaio deve poter:

• esaminare gli elementi utilizzati;
• modificare il livello suggerito;
• inserire una motivazione;
• aggiungere informazioni e documenti;
• confermare la propria valutazione finale.

La responsabilità della classificazione AML rimane in capo al Notaio.

La firma OTP deve essere utilizzata per documenti preparatori, dichiarazioni, conferme, autorizzazioni, incarichi, contratti accessori o approvazioni delle parti.

Non deve essere presentata come sostitutiva delle forme di sottoscrizione richieste dalla legge per l'atto pubblico o per la scrittura privata autenticata.

La firma elettronica non può essere privata di effetti giuridici soltanto perché elettronica; tuttavia, la piena equivalenza automatica alla firma autografa è riconosciuta alla firma elettronica qualificata. Una sottoscrizione basata esclusivamente su OTP non è automaticamente una firma qualificata e la sua qualificazione dipende dall'intero processo tecnico e probatorio adottato.

La firma OTP può contribuire a dimostrare che un determinato soggetto ha approvato un documento, ma il suo valore deve essere valutato insieme agli altri elementi del processo.

Notarium deve conservare:

• identità dell'utente;
• documento esatto sottoposto alla firma;
• impronta informatica del file;
• data e ora;
• numero di telefono utilizzato;
• invio e validazione del codice OTP;
• indirizzo IP e dati tecnici disponibili;
• versione del documento;
• audit trail della procedura.

Non deve essere descritta come firma digitale o firma elettronica qualificata, salvo che il processo venga effettivamente erogato mediante un prestatore qualificato e soddisfi i relativi requisiti.

Sì. Fino al completamento della procedura, il Notaio può annullarla.

Il documento deve essere indicato come annullato e non più sottoscrivibile. Se il documento viene modificato, deve essere generata una nuova versione e avviata una nuova procedura di firma.

Le eventuali firme già raccolte sulla versione precedente non devono essere trasferite al nuovo documento. L'annullamento e la nuova procedura devono essere registrati nell'audit trail.

I ruoli dipendono dalla finalità concreta del trattamento.

In linea generale:

• il Notaio è titolare del trattamento dei dati utilizzati per la gestione professionale della pratica e per l'adempimento dei propri obblighi;
• Giropay, quale gestore di Notarium, può operare come responsabile del trattamento quando tratta i dati della pratica per conto del Notaio;
• Giropay può essere titolare autonomo per i dati necessari alla gestione del proprio rapporto contrattuale, alla fatturazione, alla sicurezza della piattaforma e agli obblighi propri;
• TPPay opera normalmente come titolare autonomo per i dati trattati nell'apertura del conto, nei controlli KYC e AML, nella gestione dei pagamenti e negli adempimenti imposti agli intermediari regolamentati. Giropay, in qualità di Agente nei servizi di pagamento di TPPAY, è in questo caso responsabile del trattamento dei dati.

La qualificazione non dipende soltanto dal nome attribuito nel contratto, ma da chi determina concretamente finalità e mezzi del trattamento. Il responsabile tratta invece i dati per conto del titolare e sulla base delle sue istruzioni documentate. Si rimanda alle rispettive privacy policy disponibili sul sito Notarium nell'apposita sezione.

Non esiste necessariamente un unico titolare per tutti i trattamenti.

Per i dati della pratica notarile, il titolare è normalmente il Notaio.

Per i dati relativi al conto di pagamento e ai controlli finanziari, il titolare è TPPay.

Giropay assume il ruolo determinato dalle specifiche attività svolte: responsabile per i trattamenti effettuati per conto del Notaio e titolare autonomo per le proprie finalità organizzative, contrattuali e di sicurezza.

Questa ripartizione deve risultare chiaramente:

• nell'informativa privacy;
• nelle condizioni di utilizzo;
• nell'accordo ai sensi dell'articolo 28 GDPR;
• nel registro dei trattamenti.

Notarium deve registrare le principali attività svolte nella pratica, tra cui:

• creazione e modifica della pratica;
• accessi;
• caricamento e sostituzione dei documenti;
• visualizzazioni e download rilevanti;
• inviti alle parti;
• approvazioni;
• richieste di modifica;
• procedure di firma;
• variazioni di stato;
• ricezione delle somme;
• autorizzazione e disposizione dello svincolo;
• chiusura della pratica.

I log devono indicare almeno utente, operazione, data, ora e oggetto interessato. Le registrazioni non devono poter essere alterate dagli utenti ordinari.

L'utilizzo della piattaforma Notarium è gratuito. Le condizioni economiche attualmente previste sono:

• accesso e utilizzo di Notarium: € 0;
• attivazione del servizio: € 0;

I costi connessi al conto di pagamento sono presenti nel Foglio Informativo, consultabile al link presente nell'apposita sezione.

Non sono previsti canoni di abbonamento per la piattaforma, commissioni sul valore dell'atto o costi collegati all'importo delle somme depositate. Eventuali servizi futuri o opzionali dovranno essere indicati separatamente.

No. Non sono previsti costi per la creazione, apertura o chiusura della singola pratica.

Non è previsto un canone per l'utilizzo di Notarium.

I costi connessi al conto di pagamento sono presenti nel foglio informativo, consultabile al link presente nell'apposita sezione.

No. TPPay non riconosce al Notaio interessi, rendimenti, premi o altri vantaggi economici collegati alla durata o all'importo delle somme depositate.

Il conto ha una funzione esclusivamente operativa: ricevere, custodire e trasferire le somme secondo le condizioni della pratica e le disposizioni impartite dal Notaio.

Le somme depositate non generano alcuna remunerazione a favore del Notaio, di Giropay o di Notarium.

L'Operatore Delegato è un soggetto autorizzato dal Notaio a operare sulla piattaforma nell'ambito delle attività connesse alla gestione delle pratiche dello studio.

L'Operatore accede attraverso un proprio profilo e può svolgere esclusivamente le attività consentite dal ruolo e dalle autorizzazioni ricevute dal medesimo.

La delega consente quindi al Notaio di affidare ai propri collaboratori parte dell'operatività sulla piattaforma, mantenendo il controllo sull'attività dello studio e sulle funzioni, che restano di propria competenza.

No. Il profilo dell'Operatore Delegato è distinto da quello del Notaio e può operare esclusivamente nei limiti delle funzioni e delle autorizzazioni previste per il proprio ruolo.

L'introduzione dell'Operatore Delegato consente quindi di distribuire le attività operative dello studio senza trasferire al collaboratore le funzioni professionali e decisionali proprie del Notaio.

L'Operatore Delegato utilizza credenziali personali e può accedere esclusivamente alle funzionalità, ai dati, ai documenti e alle pratiche per i quali dispone di una valida autorizzazione da parte del Notaio.

La distinzione dei profili consente di mantenere separato l'accesso del collaboratore da quello del Notaio e di organizzare l'operatività dello studio in funzione dei differenti ruoli presenti sulla piattaforma.

Sì. Il soggetto che abilita l'Operatore Delegato mantiene la responsabilità della delega e deve poter revocare tempestivamente l'accesso quando l'autorizzazione non sia più necessaria.

In questo modo il Notaio mantiene il controllo sui soggetti autorizzati a operare per conto dello studio e può impedire che un collaboratore continui ad accedere alla piattaforma una volta cessata la relativa autorizzazione.

No, non in modo indiscriminato. Ogni utente può operare esclusivamente nei limiti del proprio ruolo e delle autorizzazioni ricevute. L'Operatore Delegato non può quindi accedere a pratiche, dati o documenti per i quali non dispone di una legittima autorizzazione.

Questo consente di mantenere separati gli accessi e di tutelare le informazioni presenti sulla piattaforma anche quando più collaboratori dello stesso studio utilizzano Notarium.

Sì. L'Operatore Delegato può visualizzare le movimentazioni in entrata e in uscita esclusivamente relative alle pratiche alle quali è autorizzato ad accedere.

La visibilità è quindi limitata alle pratiche di propria competenza e consente all'Operatore di seguire l'andamento economico della pratica, verificando i versamenti ricevuti e le movimentazioni già effettuate.

No. L'Operatore Delegato ha un ruolo esclusivamente consultivo rispetto alle movimentazioni economiche.

Può visualizzare i movimenti relativi alle pratiche alle quali ha accesso, ma non può disporre trasferimenti, autorizzare svincoli, effettuare restituzioni o impartire altre disposizioni sui fondi.

Le operazioni dispositive sulle somme restano riservate al Notaio, che mantiene il controllo delle movimentazioni finanziarie collegate alla pratica.